Wenn Mitarbeiter krank werden
Entgeltfortzahlung, eAU und neue Teilkrankschreibung
Fällt ein Arbeitnehmer wegen Krankheit aus, geht es für Arbeitgeber nicht nur um die Krankmeldung. Auch bei der Entgeltfortzahlung, der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und der Lohnabrechnung gibt es einiges zu beachten. Das gilt auch für Minijobber. Mit der ab 2028 möglichen Teilkrankschreibung kommt künftig noch eine weitere Variante hinzu.
Entgelt läuft grundsätzlich sechs Wochen weiter
Wird ein Arbeitnehmer unverschuldet arbeitsunfähig, hat er grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen. Voraussetzung ist, dass das Arbeitsverhältnis bereits mindestens vier Wochen ununterbrochen besteht.
Fortzuzahlen ist grundsätzlich das Arbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer erhalten hätte, wenn er gearbeitet hätte. Entscheidend ist also nicht nur das vereinbarte Grundgehalt. Das kann beispielsweise auch Zuschläge für Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit betreffen. Hätte der Arbeitnehmer ohne seine Erkrankung zu einer zuschlagspflichtigen Zeit gearbeitet und besteht ein Anspruch auf den Zuschlag, ist dieser grundsätzlich bei der Entgeltfortzahlung zu berücksichtigen.
Für die Lohnabrechnung gibt es dabei allerdings eine Besonderheit: Steuerfrei sind solche Zuschläge nur, wenn tatsächlich Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit geleistet wurde. Wird der Zuschlag lediglich wegen der Entgeltfortzahlung gezahlt, fehlt es an der tatsächlich geleisteten Arbeit. Der fortgezahlte Zuschlag ist deshalb steuer- und grundsätzlich auch beitragspflichtig.
Unabhängig davon ist für tatsächlich geleistete Sonn- und Feiertagsarbeit eine Änderung geplant: Die Grundlohngrenze, bis zu der die Zuschläge steuerfrei gezahlt werden können, soll ab 2027 von 50 Euro auf 75 Euro je Stunde steigen. Für Nachtzuschläge soll es dagegen bei der bisherigen Grundlohngrenze von 50 Euro bleiben, beitragsrechtlich gilt eine Grundlohngrenze von 25 Euro.
Auch Minijobber bekommen ihren Lohn weiter
Ein häufiger Irrtum betrifft geringfügig Beschäftigte. Auch Minijobber sind Arbeitnehmer und haben bei Krankheit grundsätzlich Anspruch auf bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung. Das gilt für die Arbeitstage, an denen sie ohne Erkrankung gearbeitet hätten. Auch hier entsteht der gesetzliche Anspruch erst nach vierwöchiger ununterbrochener Beschäftigung. Der pauschale Charakter der Sozialversicherungsbeiträge im Minijob ändert an der Entgeltfortzahlung nichts.
Erstattungen für kleine Arbeitgeber möglich
Für Arbeitgeber kann die Belastung allerdings teilweise aufgefangen werden. Kleinere Arbeitgeber nehmen am Umlageverfahren U1 teil und können einen Teil ihrer Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung erstattet bekommen. Bei Minijobbern erfolgt dies über die Arbeitgeberversicherung der Knappschaft-Bahn-See.
Krankmeldung bleibt trotz eAU Pflicht
Die Papierbescheinigung hat für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer weitgehend ausgedient. Das bedeutet aber nicht, dass sich Beschäftigte nicht mehr beim Arbeitgeber krankmelden müssen.
Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber weiterhin unverzüglich mitteilen, dass er arbeitsunfähig ist und wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich dauern wird. Erst danach kann der Arbeitgeber beziehungsweise die mit der Lohnabrechnung beauftragte Steuerkanzlei die elektronischen AU-Daten bei der Krankenkasse abrufen.
Der Arbeitnehmer meldet sich beim Arbeitgeber krank. Der Arzt übermittelt die festgestellte Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse. Arbeitgeber oder Lohnabrechner rufen die Daten anschließend über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal bei der Krankenkasse ab. Übermittelt werden unter anderem Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit, nicht jedoch die Diagnose.
Auch bei gesetzlich krankenversicherten Minijobbern ist ein elektronischer Abruf möglich. Allerdings muss der Arbeitgeber dafür wissen, bei welcher Krankenkasse der Minijobber versichert ist. Die Minijob-Zentrale stellt die eAU-Daten nicht bereit.
Teilweise krank statt komplett arbeitsunfähig
Ab 2028 kommt eine weitere Möglichkeit hinzu. Mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz wird eine Teilkrankschreibung eingeführt. Künftig soll ein Arbeitnehmer nicht mehr nur vollständig arbeitsfähig oder vollständig arbeitsunfähig sein können. Vorgesehen sind drei Stufen der verbleibenden Arbeitsfähigkeit von 25, 50 oder 75 Prozent. Wer beispielsweise zu 50 Prozent arbeitsfähig ist, kann entsprechend reduziert weiterarbeiten.
Eine Teilkrankschreibung kommt nur in medizinisch geeigneten Fällen infrage. Außerdem müssen sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber zustimmen. Der Arbeitgeber kann damit prüfen, ob die teilweise Beschäftigung am konkreten Arbeitsplatz überhaupt sinnvoll und organisatorisch möglich ist.
Für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zahlt der Arbeitgeber anteiliges Arbeitsentgelt. Für den krankheitsbedingt nicht geleisteten Teil sieht das Gesetz Teilkrankengeld vor. Die bisherigen Regelungen zur Entgeltfortzahlung bleiben daneben bestehen.
Für Arbeitgeber und Lohnabrechner entsteht damit künftig ein neues Verfahren. Die teilweise Arbeitsunfähigkeit soll ebenfalls elektronisch übermittelt werden. Der Arbeitgeber muss seine Zustimmung und den Zeitpunkt der teilweisen Arbeitsaufnahme elektronisch an die Krankenkasse melden.
Bis zum Start bleibt noch Zeit. Die Teilkrankschreibung wird erst 2028 relevant.Für die laufende Abrechnung sollte jedoch schon heute sorgsam darauf geachtet werden, Entgeltfortzahlung, Zuschläge und den eAU-Abruf richtig zu handhaben.