Firmenwagen trotz Abwesenheit

In vielen Unternehmen ist ein Firmenwagen, zumindest für Führungskräfte, Standard. Er steht für dienstliche Fahrten bereit und darf häufig auch privat genutzt werden. Steuerlich wird es besonders dann kniffelig, wenn Arbeitnehmer längere Zeit nicht arbeiten, etwa wegen Krankheit, Elternzeit, Sabbatical oder unbezahltem Urlaub.

In solchen Fällen wird oft angenommen, dass während dieser Zeit auch kein steuerlicher Vorteil besteht. Das gilt jedoch nicht in jedem Fall. Entscheidend ist nicht allein, ob gearbeitet wird oder ob Gehalt gezahlt wird. Maßgeblich ist vor allem, ob der Firmenwagen weiterhin privat genutzt werden darf. Bleibt das Fahrzeug beim Arbeitnehmer und besteht die private Nutzungsmöglichkeit fort, kann weiter ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil entstehen.

Privatnutzung und Fahrten zur Arbeit trennen

Bei einem privat nutzbaren Firmenwagen können zwei steuerliche Vorteile entstehen. Für die allgemeine Privatnutzung wird häufig die 1-Prozent-Regelung angewendet. Dann wird monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung als Arbeitslohn angesetzt. Alternativ kann ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden.

Zusätzlich kann ein Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen. Dieser wird regelmäßig mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer und Monat bewertet. Gerade bei längerer Abwesenheit sollte dieser Zuschlag gesondert geprüft werden. Wird tatsächlich nicht oder nur selten zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren, kann statt der monatlichen Pauschale eine Einzelbewertung mit 0,002 Prozent je Entfernungskilometer und tatsächlicher Fahrt günstiger sein. Diese Einzelbewertung gilt nur für den Zuschlag für Fahrten zur Arbeit. Der 1-Prozent-Wert für die Privatnutzung bleibt bestehen, solange das Fahrzeug privat genutzt werden darf.

E-Fahrzeuge und Plug-in-Hybride

Für E-Fahrzeuge und bestimmte Plug-in-Hybride gelten günstigere Bewertungsregeln. Unter bestimmten Voraussetzungen wird bei E-Fahrzeugen nur ein Viertel des Bruttolistenpreises berücksichtigt. Für nach dem 30. Juni 2025 angeschaffte reine Elektrofahrzeuge gilt diese besonders günstige Bewertung bis zu einem Bruttolistenpreis von 100.000 Euro.

Bei Plug-in-Hybriden ist eine Halbierung der Bemessungsgrundlage möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Für nach dem 31. Dezember 2024 angeschaffte Plug-in-Hybride darf entweder der Kohlendioxidausstoß höchstens 50 Gramm je gefahrenem Kilometer betragen oder die rein elektrische Reichweite muss mindestens 80 Kilometer erreichen.

Kein Gehalt, aber der Firmenwagen bleibt

Besonders wichtig wird die Firmenwagenregelung, wenn während einer längeren Abwesenheit kein laufendes Gehalt gezahlt wird. Das kann bei Elternzeit ohne Teilzeittätigkeit, unbezahltem Urlaub oder nach Ablauf der Entgeltfortzahlung bei längerer Krankheit der Fall sein.

Bleibt der Firmenwagen in dieser Zeit beim Arbeitnehmer und darf er weiter privat genutzt werden, kann weiterhin steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegen. Der Arbeitgeber hat dann aber regelmäßig keinen oder nur einen geringen Barlohn, von dem er die Lohnsteuer einbehalten kann. Reicht der Barlohn für den Lohnsteuerabzug nicht aus, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber den fehlenden Steuerbetrag grundsätzlich zur Verfügung stellen. Geschieht das nicht, muss der Arbeitgeber den Vorgang dem Betriebsstättenfinanzamt anzeigen. Die Lohnsteuer kann anschließend beim Arbeitnehmer nachgefordert werden.

Aus Sicht des Arbeitgebers endet die lohnsteuerliche Prüfung daher nicht automatisch, nur weil der Arbeitnehmer nicht arbeitet. Solange die private Nutzungsmöglichkeit fortbesteht, muss der geldwerte Vorteil in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Ob der Arbeitnehmer den Firmenwagen während der Abwesenheit behalten darf oder zurückgeben muss, ist zunächst arbeitsrechtlich zu prüfen. Maßgeblich sind Arbeitsvertrag, Dienstwagenvereinbarung und die tatsächliche Handhabung. Steuerlich endet der Vorteil erst, wenn die private Nutzungsmöglichkeit auch tatsächlich entfällt.

Soll die Besteuerung während der Abwesenheit vermieden werden, reicht es nicht, dass der Arbeitnehmer tatsächlich wenig fährt. Die private Nutzung muss wirksam beendet werden, etwa durch Rückgabe des Fahrzeugs oder durch ein klares und tatsächlich durchgesetztes Nutzungsverbot. Rückgabedatum, Kilometerstand und Schlüsselübergabe sollten dokumentiert werden.

Gehaltsumwandlung und Zuzahlungen

Bei Firmenwagenmodellen mit Gehaltsumwandlung verzichtet der Arbeitnehmer regelmäßig auf einen Teil seines Bruttogehalts und darf dafür den Firmenwagen privat nutzen. Solange Gehalt gezahlt wird, wird der Barlohn um den Umwandlungsbetrag gemindert. Anschließend wird der geldwerte Vorteil als Sachbezug wieder hinzugerechnet.

Fällt das Gehalt während einer Abwesenheit vollständig weg, kann die Gehaltsumwandlung nicht mehr durchgeführt werden. Es gibt keinen laufenden Barlohn, der umgewandelt werden könnte. Aus einem Barlohnverzicht wird aber nicht automatisch eine Pflicht, den Betrag aus privaten Mitteln an den Arbeitgeber zu zahlen. Eine solche Zahlungspflicht besteht nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde.

Lohnsteuerlich mindert die Gehaltsumwandlung den geldwerten Vorteil in dieser Phase nicht. Der Barlohnverzicht ist kein Nutzungsentgelt. Gegebenenfalls ist der gesamte geldwerte Vorteil lohnsteuerpflichtig, wenn während der Krankheit etc. der Pkw weiter genutzt werden darf.  Anders kann es sein, wenn der Arbeitnehmer während der Abwesenheit ein echtes Nutzungsentgelt zahlt, etwa einen vereinbarten monatlichen Eigenanteil. Ein solches Nutzungsentgelt kann den geldwerten Vorteil mindern, höchstens bis auf 0 Euro. Auch bestimmte selbst getragene Fahrzeugkosten, etwa Treibstoffkosten, können berücksichtigt werden, wenn sie einzeln nachgewiesen werden.

Sozialversicherung gesondert prüfen

Auch sozialversicherungsrechtlich kann ein weiter überlassener Firmenwagen relevant sein. Eine besondere Entlastung gibt es nur in bestimmten Fällen, etwa während des Bezugs von Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Verletztengeld, Übergangsgeld, Pflegeunterstützungsgeld oder Elterngeld. Dann kann eine Sonderregel des Sozialgesetzbuches greifen.

Vereinfacht gesagt bleibt dann der weiter gewährte Vorteil beitragsfrei, wenn Sozialleistung und Arbeitgeberleistung zusammen das frühere Nettoarbeitsentgelt nicht um mehr als 50 Euro monatlich übersteigen. Wird diese Grenze überschritten, kann der übersteigende Betrag beitragspflichtig werden. Diese Sonderregel gilt aber nicht bei jeder Abwesenheit. Bei unbezahltem Urlaub ohne entsprechende Sozialleistung oder Elternzeit ohne Elterngeldbezug muss die beitragsrechtliche Behandlung gesondert geprüft werden.

Soweit der geldwerte Vorteil beitragspflichtig ist, muss der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge nach den allgemeinen Regeln erheben und abführen. Reicht der Barlohn für den Arbeitnehmeranteil nicht aus, kann der Arbeitgeber diesen später abziehen. Die sogenannte Drei-Monats-Grenze, wonach ein Abzug vom Arbeitnehmer nur bei den nächsten drei Lohnzahlungen nachgeholt werden darf, gilt nicht, wenn ein Arbeitnehmer nur Sachbezüge erhält.

Fazit

Arbeitgeber sollten bei längerer Abwesenheit prüfen, ob der Firmenwagen weiter privat genutzt werden darf, wie der Sachbezug abzurechnen ist und ob eine Rückgabe oder ein Nutzungsverbot dokumentiert werden muss. Arbeitnehmer sollten sich bewusst sein, dass auch ohne laufendes Gehalt Lohnsteuer entstehen kann und ggf. auch Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Fehlt ein Barlohn für den Steuerabzug, muss der Arbeitnehmer den Steuerbetrag grundsätzlich dem Arbeitgeber bereitstellen oder später mit einer Nachforderung durch das Finanzamt rechnen.