Bei der Entgeltabrechnung werden die steuerlich abziehbaren Vorsorgeaufwendungen im Lohnsteuerabzugsverfahren in Form einer Vorsorgepauschale berücksichtigt. Ab dem Jahr 2026 wird diese Vorsorgepauschale neu geregelt. Die Berechnung wird konkreter an den tatsächlichen Gegebenheiten des Steuerpflichtigen ausgerichtet.

Die bisherige Mindestvorsorgepauschale entfällt. Statt eines pauschalen Gesamtbetrags werden getrennte Teilbeträge ermittelt: für die Rentenversicherung (RV), die gesetzliche bzw. private Krankenversicherung/Pflegeversicherung (GKV/PV, PKV/PV) sowie die Arbeitslosenversicherung (AV).

Datenaustausch auch für private Krankenversicherungsbeiträge

Ab dem Jahr 2026 gibt es auch für die privaten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge einen Datenaustausch zwischen den privaten Versicherungsunternehmen, dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und den Arbeitgebern. Diese finden Eingang in die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM), die der Arbeitgeber für die Lohnabrechnung abrufen und berücksichtigen muss. Damit entfallen die bisher erforderlichen Papierbescheinigungen, die Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber vorlegen mussten.

Ermittlung der Vorsorgepauschale

Bei gesetzlich Versicherten werden die Beiträge zur RV, KV, PV und AV typisiert mit dem Arbeitnehmeranteil berechnet, während die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung über die ELStAM als monatlich tatsächlich geschuldete Beiträge in die Abrechnung einfließen. Maßgeblich ist jeweils der Versicherungsstatus am Monatsende. Teilmonate werden nicht aufgeteilt.
Damit das funktioniert, müssen die privaten Kranken- und Pflegeversicherungsunternehmen die Beiträge bis zum 20. November des Vorjahres an das BZSt melden, für 2026 somit bis zum 20. November 2025. Daraus entstehen die ELStAM-Merkmale, die das Lohnprogramm automatisch abruft und bei Änderungen (z. B. Tarifwechsel) aktualisiert. In der Lohnsteuerbescheinigung werden ab 2026 unter den berücksichtigten Lohnsteuerabzugsmerkmalen die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung ausgewiesen.

Widerspruch mit ungewollten Folgen

Arbeitnehmer können der Datenübermittlung gegenüber ihrem privaten Versicherungsunternehmen zwar widersprechen. Doch das ist meist nicht sinnvoll. Die Daten können dann nicht bei der Bildung der ELStAM berücksichtigt werden und dem Arbeitgeber werden die privaten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge nicht als Lohn-steuerabzugsmerkmal bereitgestellt. Ersatzweise vorgelegte Papierbescheinigungen des Versicherungsunternehmens infolge eines Widerspruchs darf der Arbeitgeber nicht berücksichtigen.

Achtung: Werden ab 2026 über die ELStAM keine Beiträge bereitgestellt, so darf der Arbeitgeber Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung auch nicht anderweitig im Lohnsteuerabzugsverfahren ansetzen. Die nicht über den Datenaustausch berücksichtigten Vorsorgeaufwendungen kann der Arbeitnehmer folglich erst in seiner Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben steuerlich geltend machen.

Arbeitgeberzuschuss kann steuerpflichtig werden

Privat versicherte Arbeitnehmer haben in der Regel einen Anspruch auf einen steuerfreien Beitragszuschuss ihres Arbeitgebers, analog zur hälftigen Übernahme der Krankenversicherungsbeiträge bei gesetzlich versicherten Arbeitnehmern. Einige Versicherungen weisen darauf hin, dass dieser Arbeitgeberzuschuss bei einem Widerspruch durch den Arbeitnehmer ggf. entfallen könnte bzw. nicht steuer- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden kann. Letzterem ist zuzustimmen. Dadurch würden zusätzliche Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge anfallen, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer (hälftig) zu tragen hätten.

Tipp: Arbeitgeber sollten ihre Arbeitnehmer unbedingt auf die möglichen negativen Konsequenzen eines Widerspruchs gegen die Datenübermittlung hinweisen.

Billigkeitsregelung bis Ende 2027

Das Bundesministerium der Finanzen gewährt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Bis dahin kann der Arbeitgeber eine vom Versicherungsunternehmen ausgestellte Ersatzbescheinigung in Papierform berücksichtigen, wenn dies aus technischen Gründen bzw. bei fehlerhaften ELStAM notwendig ist.

Tipp: Die Billigkeitsregelung gilt allerdings nicht, wenn der Arbeitnehmer der Datenübermittlung widersprochen hat.