Zum 1. Juli 2023 wurde mit dem Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) für Kinder bis zum 25. Lebensjahr ab dem zweiten Kind ein Beitragsabschlag in Höhe von 0,25 Prozent je Kind in der Pflegeversicherung eingeführt. Kinderlose zahlen einen Beitragszuschlag in Höhe von 0,60 Prozent. Vom 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2025 galt ein vereinfachtes Nachweisverfahren, bei dem Eltern die Anzahl ihrer Kinder dem Arbeitgeber einfach ohne weitere Belege mitteilen konnten. Seit dem 1. Juli 2025 müssen Arbeitgeber ein digitales Verfahren einhalten, das Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung (DaBPV). Wie dieses genau funktioniert, hat der GKV-Spitzenverband in seinen Hinweisen näher erläutert.

Wie funktioniert das digitale Verfahren?

Alle Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer einmalig zum automatisierten Verfahren elektronisch anmelden. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) stellt dann die Angaben über die berücksichtigungsfähigen Kinder auf Grundlage der beim Finanzamt gespeicherten Daten den Arbeitgebern automatisiert elektronisch zur Verfügung. Zusätzlich können die Arbeitgeber eine Anfrage für abgeschlossene vergangene Zeiträume stellen.

Das Nähere zum Verfahren sowie den Aufbau und den Inhalt der Datensätze für die Anmeldung, den Datenabruf, die Änderungsmitteilung und die Abmeldung regeln die Gemeinsamen Grundsätze für das Digitale Verfahren Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung.

Bestandsabfrage zum 1. Juli 2025 notwendig

Zum 1. Juli 2025 wird eine Bestandsabfrage für alle Arbeitnehmer, die in der Pflegeversicherung pflichtversichert sind, notwendig. Arbeitgeber, die im Übergangzeitraum vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2025 keine Informationen oder Nachweise über die berücksichtigungsfähigen Kinder bei ihren Arbeitnehmern angefragt haben, müssen die Bestandsabfrage für den gesamten Übergangszeitraum vornehmen.

Wurde das vereinfachte Nachweisverfahren angewendet, müssen Arbeitnehmer nur für die Zeit ab 1. Juli 2025 zum Verfahren angemeldet werden. Sollten dann vom BZSt abweichende Daten gemeldet werden (z. B. eine geringere Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder), bleiben die bisher abgeführten Beiträge für die Zeit ab 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2025 unverändert. Ab dem 1. Juli 2025 hat dann die Meldung des BZSt Vorrang, es sei denn dem Arbeitgeber liegen abweichende Nachweise vor.

Was ist bei abweichenden Daten zu tun?

Liegen dem Arbeitgeber Informationen vor, die von der Meldung des BZSt abweichen, hat der Arbeitgeber diese Differenzen mit dem Arbeitnehmer zusammen aufzuklären. Der Arbeitnehmer muss in diesem Fall Nachweise zur Elterneigenschaft bzw. zur Anzahl der Kinder vorlegen. Diese sind dann ungeachtet der abweichenden Meldung des BZSt anzuerkennen. Nachweise können beispielsweise Geburtsurkunden, Adoptionsurkunden, Kindergeld- oder Elterngeldbescheide sein.

Hinweis: Hat der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber während der Übergangszeit die Anzahl der Kinder mitgeteilt und stimmt diese mit den ab 1. Juli vom BZSt gemeldeten Daten überein, muss der Arbeitnehmer keine weiteren Nachweise einreichen.

Dem BZStl liegen die entsprechenden Daten über Kinder nur vor, wenn diese bei Einführung des ElSTAM-Verfahrens in 2011 noch unter 18 Jahre alt waren oder mit über 18 Jahren steuerlich zu berücksichtigen waren. Ist das nicht der Fall, wird keine Elterneigenschaft mitgeteilt, obwohl tatsächlich eine Elterneigenschaft vorliegt. In einem solchen Fall ist eine Überprüfung im Rahmen des Nachweisverfahrens unerlässlich, denn die Befreiung vom Beitragszuschlag für Kinderlose gilt ein Leben lang. Arbeitnehmer, deren Elterneigenschaft nicht nachgewiesen ist, gelten als kinderlos.

Verzinsung von Erstattungsansprüchen

Arbeitnehmer, deren Beitragsabschläge erst durch eine spätere Erstattung berücksichtigt werden, sollen finanziell nicht benachteiligt werden. Daher ist der Erstattungsanspruch wegen zu viel gezahlter Beiträge unter bestimmten Voraussetzungen mit 4 Prozent pro Jahr zu verzinsen. Ein gesonderter Antrag des Arbeitnehmers ist dafür nicht notwendig. Eine Korrektur erfolgt jedoch rückwirkend maximal bis zum 1. Juli 2023.

Ein Verzinsungsanspruch besteht allerdings nur in den Fällen, in denen die Beitragsabschläge erst mit Einsatz des automatisierten Übermittlungsverfahrens berücksichtigt werden und sich infolgedessen ein Erstattungsanspruch wegen zu viel gezahlter Beiträge ab dem 1. Juli 2023 ergibt.

Fazit: Als ETL-Steuerberater übernehmen wir für Sie im Rahmen der Lohnabrechnung selbstverständlich die erforderlichen Prüfungen und Meldungen im Zusammenhang mit dem neuen digitalen Verfahren zur Berücksichtigung von Kindern in der Pflegeversicherung.

Stimmen die durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelten Daten mit den uns vorliegenden Angaben nicht überein, gilt folgendes Vorgehen:

• Wenn uns eine höhere Kinderanzahl bekannt ist als vom BZSt gemeldet, berücksichtigen wir die höhere Kinderanzahl, sofern uns entsprechende Nachweise vorliegen. Sofern uns keine Nachweise vorliegen, kommen wir aktiv auf Sie als Arbeitgeber zu, um die Sachlage zu klären und ggf. Nachweise einzufordern.
• Wenn uns weniger oder keine Kinder gemeldet sind, obwohl beim BZSt ein Kind oder mehr Kinder gemeldet werden, berücksichtigen wir in der Lohnabrechnung die Anzahl der Kinder, die vom BZSt gemeldet werden. Gleichzeitig müssen wir eine zusätzliche historische Abfrage machen.

Mit diesem Prozess stellen wir sicher, dass Ihre Beitragsabrechnungen korrekt erfolgen und Ihre Mitarbeiter keinen finanziellen Nachteil erleiden. Die Lohnkorrektur ist rückwirkend bis max. zum 1. Juli 2023 durchzuführen.